Para los que, como yo, usan Gmail como gestor de correo en el que confluyen distintas cuentas de correo, puede ser un poco caótico mantener ordenados todos los mensajes de su bandeja de entrada. El uso de los filtros de correo y las etiquetas puede ser, en estos casos, una herramienta más que útil para tener el correo ordenado e identificar los mensajes de un simple vistazo.

Problema

En mi cuenta de correo recibo mensajes de: mi correo personal (uno o varios) y el correo del trabajo. Además a mi correo personal llegan habitualmente mensajes de una misma fuente (en mi caso mi escuela) y me gustaría identificarlos automáticamente.

Solución

Las etiquetas de Gmail nos permiten clasificar nuestros mensajes fácilmente. No tenemos más que crear una nueva etiqueta (en la barra izquierda “editar etiquetas”) y asignarle un color. De ahora en adelante, cuando marquemos un mensaje con una determinada etiqueta, veremos algo así:

En este caso el correo se ha etiquetado como “IED”.

Sin embargo es una lata etiquetar todos los mensajes según vayan entrando y, a menudo, acabamos olvidando la tarea y nuestro buzón vuelve a ser el desorden padre. Ahí es donde entran los filtros de correo.

Supongamos que tenemos una cuenta de correo del trabajo, queremos por ejemplo que se asigne la etiqueta “trabajo” a todos los mensajes enviados a esa cuenta. Para ello, en la configuración de la cuenta, tenemos la opción “Etiquetar los mensajes entrantes”, como puedes ver en la imagen.

Pero lo interesante llega cuando queremos etiquetar mensajes entrantes específicamente, es decir, no asignar una etiqueta a una cuenta, sino hilar más fino. En mi caso el problema era etiquetar todas las comunicaciones de mi escuela (que llegan a mi correo personal).

Gmail lo pone fácil, podemos crear filtros muy personalizados que asignen etiquetas a todo lo que queramos. Los pasos son sencillos:

• En la ventana filtro creamos un filtro nuevo.
• Asignamos los parámetros de filtrado (en mi caso, quiero filtrar todos los mensajes provenientes de correos “@madrid.ied.es”)
• Pinchamos en “paso siguiente”.
• Y ya sólo tenemos que decirle qué etiqueta queremos asignar.

De esta manera etiquetaremos todos los mensajes entrantes automáticamente para poder identificarlos de un vistazo y tenerlos bien clasificados.

Bonus: Si pinchamos en “aplicar también a las conversaciones siguientes”, aplicaremos la etiqueta a los mensajes que ya están en nuestra bandeja de entrada.

Doble Bonus: Podemos asignar y asociar todas las etiquetas que queramos, de este modo puedes tener una etiqueta de tu trabajo y tantas subetiquetas como quieras para los diferentes clientes. Así tu correo se va clasificando solo y acceder a emails viejos es tan simple como hacer click en la etiqueta correspondiente en la barra lateral.